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　私たちが解体工事を進めていくうえで大切にしていることはいろいろあります。その1つが工事現場の近隣の方々への対応です。
　どんなに気を付けていても、解体工事では騒音や振動を伴います。それはご近所の方々にとっては迷惑な話であることは十分に承知しています。その点をご理解いただきながら工事を進めています。
　ご理解をいただくための最初の一歩が挨拶回りです。そして、そこには挨拶状は欠かせません。今回はこの挨拶状に関して、どのような挨拶文が適切か、そのタイミングはいつがいいかなど、挨拶状と挨拶文について取り上げました。

マトイは“挨拶”を大切にしています

　私たちは挨拶の大切さを子どものころから教えられてきています。
　幼稚園などでは先生が「みなさ~ん、朝のご挨拶をしましょう」といって、先生も子どもたちもそろって大きな声で「おはようございます！」と挨拶しています。この光景はとても微笑ましく、そしてすがすがしいものですね。
　そして成長とともにその習慣は定着し、職場研修などでも「挨拶から始まり～～～」といった内容を教え込まれます。それだけ挨拶は重要なのですが、反対に幼少のころから教えられてきている挨拶が、なぜ働くような年代になっても教えられなくてはならないのでしょうか？とっくに身についているはずなのですが……。
　挨拶で大切なことは、コミュニケーションの基本として “相手に届くこと、相手に届けること” です。 ところが、成長とともに挨拶の仕方が自己流になって、この「届ける」という点で「届かない挨拶」になっているケースが多いようです。そのために、大人になっても研修等で取り上げられるのではないでしょうか。
　マトイでも、その点をとても注意しています。
　当然のことですが、施主様に対して、そして作業員同士はもちろん、ご近所の方々や現場周辺の道行く方々にも、「おはようございます！」「こんにちは！」と挨拶をしています。もしも、挨拶をした相手から、同じように挨拶が返ってこなかったとしても、挨拶されて気分を害する人はいないはず。そして、私たちは「ご迷惑をおかけしていて申し訳ありません。できるだけご迷惑を少なくするように心がけながら作業を進めていますので、よろしくお願いします」という気持ちを、短い挨拶に込めているのです。

挨拶状はご近所の方々への大切なコミュニケーションツール

　このような日々の挨拶とは別に、工事を進めるうえで大切な挨拶として「挨拶回り」とその際に持参する挨拶状があります。これは施主様の気持ちを引き受ける形で、私たち業者が準備して挨拶回りを行います。なかには、施主様も挨拶回りに同行される場合もあります。　
　いずれにしても、挨拶回りに関してはその準備から実施までは、施主様の名代として業者が中心になって行うのが一般的です。ですから、施主様のなかには「ご近所や町内会へ事前の挨拶状やお知らせなどの用紙を作らなくては」と心配される方がいらっしゃいますが、それは必要ありません。
　そこで出てくるのが、「挨拶状は必要？」という問題です。挨拶回りをするのであれば挨拶状まで準備する必要はない、と考える方もいらっしゃいます。
　しかし、挨拶回りで訪ねるお宅の多くは、対応してくださる方以外のご家族がいらっしゃいます。その方々に工事の情報がしっかり伝わるとは限りません。
　また、対応した方が、挨拶回りの際にお伝えした内容をしっかり記憶していらっしゃらないこともあり、そこからなんらかの行き違いやトラブルが発生しうる可能性があります。
　さらに挨拶回りで訪問しても不在が続いて、なかなかお会いできないこともあります。そんな場合は、挨拶状を郵便受けなどに投函してご挨拶に代える場合もあります。
　解体工事に関して、現場周辺の皆さんにお伝えすべきことは口頭でお伝えするとともに、やはり挨拶状は必要と考えます。
　そして挨拶状は単に工事のお知らせとして伝えたいことを伝えるだけでなく、工事によってご迷惑をかけることを申し訳なく思っていること、工事の期間など工事に関する情報と協力のお願いなど誠意をもってお伝えする重要なコミュニケーションツールなのです。
　なお、挨拶回りに関する内容はこちらのコラムで説明していますので、ご一読なさってください。

挨拶状の挨拶文で伝えるべきこと

　では挨拶状に記載すべき挨拶文として、どのようなことを記すべきでしょうか？
　内容は、冒頭に「挨拶文」、それに続いて「工事の具体的な項目」の2点から成ります。「挨拶文」の内容は「解体工事を行います、ご迷惑をおかけしますが、ご理解とご協力をお願いします」といった内容です。それに続いて、次のような具体的な項目を記載します。

工事の名称

　「解体工事」または「〇〇邸母屋の解体工事」と具体的に記します。

工事場所

　現場となる場所の住所。

工事依頼者

　施主様のお名前。
　この工事依頼者名の記載については、「マトイで引き受けた工事に関する窓口はあくまでも私たちである」との考え、そして施主様が必ずしもそこで暮らしていらっしゃる方、暮らしていた方でないこともあることから、あえて工事依頼者のお名前は明記していません。

工事期間

　ここで大切なことは、「予定日」として記載することです。
　なんの工事でもいえることですが、何かの事情で日程が延長する可能性があります。その場合、「予定」としておかないと、「〇日には終わると思っていたのに！」とトラブルが起こりかねません。マトイの依頼状では、その点も考慮して「天候及び近隣状況、作業進捗により多少前後します」といった一文を加えています。

工事時間

　工事を行う時間を記載します。
　例えば、現場周辺に小学校があってスクールゾーンになっている、病院や施設などがある、といった場合には、工事の開始時間を遅らせることがあります。また、季節に応じて作業時間を早めたり、逆に遅めにしたり、ということもあります。このように工事時間は、それぞれの現場および現場周辺の環境や季節などによって変わってくることがあります。
　周辺に住む方々にとっても、その時間帯のリモートワークは図書館に行ってやろうとか、外出時間にあてよう、というように１日の予定を工夫することに役立ちます。

休業日

　日曜日や祝日など、「当然、この日に工事はしないはず」と思われるような日であっても記載します。
　また、休業日以外にも、そのときの天候や工事の進捗状況などによっては工事時間が前後することもあります。

施工業者名・現場担当者名

　業者名と現場責任者の氏名と連絡先を記載します。
　これによって工事に関するクレームや質問等が、私たち業者に届くようにしています。これはご近所の方々から、工事に関する連絡や問い合わせが直接届いて施主様を煩わせることがないように、また、そのやり取りで工事後の施主様と近隣の方々との間に気まずい思いが残ることがないようにとの配慮でもあります。
　ただし、これについては業者の規模によって変わります。例えば小規模で１日に行っている工事は該当する現場１か所だけで、経営者自身も現場に出ているような場合は、施工業者名とその連絡先だけで十分でしょう。
　しかし、複数個所の現場を抱えているような業者になると、やはり施工業者と現場担当者の連絡先等を記した方が親切です。マトイでも本社の連絡先と、現場担当者の連絡先を記載しています。

マトイの挨拶回りは挨拶文とともに

　ここまで挨拶状および挨拶文についてどのような内容を押さえるべきかを説明しました。もしかしたら「挨拶状は自分たちで作るものなの？」と心配していらっしゃる方がいるかもしれません。
　それはご安心ください。マトイでは、私たちが挨拶状を作って挨拶回りを行います。ただ、挨拶文の内容などを知っておいていただくと、もし工事期間中にご近所の方々と会話することや質問を受けることがあったときにも対応しやすくなるはずです。
　もちろん、挨拶回りの時だけでなく、必要に応じて配布できるように工事現場にも同じ挨拶状は準備しています。また施主様が誰かから工事に関して聞かれた際には、それを渡せるように同様の挨拶状をお渡ししています。
　なお、挨拶回りに施主様も同行されるか否かについては、施主様のご希望や状況によっても異なってきます。解体する家が、ご両親が住んでいた実家で施主様ご自身はご近所の方々とのお付き合いがあまりない、離れた場所に居住している、その他施主様のご都合で同行しない・できない、といった場合はマトイにお任せいただいています。
　業者のなかには、挨拶回りをしないで挨拶状を各家の郵便受けに投函してすますところもあるようです。
　しかし、マトイでは挨拶状を持参して1軒1軒にご挨拶することを大事にしています。そのスタイルが、もっとも施主様の誠意をご近所の方々に伝え、工事に対してご理解を得られる方法と信じているからです。そしてそのことが、工事を円滑に進めていくうえでの基盤となります。

まとめ

　たった一言の挨拶でも、対面した相手との関係を一瞬によりよいものに変えてしまう力があります。相手にとってなんらかの負担を与えてしまう可能性が高い解体工事では、とくにこの挨拶が力を発揮します。
　多くの現場を経験している私たちマトイでは、この挨拶の力を十分に承知しています。ですから、施主様に対しても、工事現場周辺の方々に対しても挨拶から始まるコミュニケーションをとても大事にしています。挨拶状は、対面して説明できないときの「時間」と「言葉・説明」を補ってくれる大切なツールです。そして施主様に代わってご近所の方々からの声の１つ１つを聞き入れ、工事を請けた業者として誠実に対応する思いを込めて挨拶状を作り、お配りしています。
　また「解体工事の先にある施主様の新たな一歩のお手伝い」をさせていただいているとの思いをもって、工事にあたっています。どうぞ、皆さまのパートナーとして、解体工事および解体工事にまつわるさまざまな質問など、お気軽にお問い合わせください。
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